Jak funguje klientský portál pro předávání dokladů?

Digitalizace účetnictví není jen módní pojem, ale nutnost pro každou kancelář, která chce růst a neztrácet čas ruční administrativou. Klíčovým prvkem tohoto přerodu je klientský portál – bezpečný prostor, kde se střetává svět podnikatele a jeho účetní.

V DuoDesk jsme klientský portál navrhli tak, aby vyžadoval nulové školení. Klient nemusí nic stahovat ani instalovat. Stačí mu webový prohlížeč a internetové připojení.

Jak probíhá předávání dokladů krok za krokem?

1. Rychlé nahrání z počítače i mobilu

Podnikatel či jeho zaměstnanec se přihlásí na vyhrazené subdoméně své účetní kanceláře (např. kancelar.duodesk.cz). Doklad (fakturu, účtenku za benzín nebo smlouvu) jednoduše přetáhne myší (Drag & Drop) nebo vyfotí mobilním telefonem.

Aplikace v mobilu automaticky komprimuje nahranou fotografii o 90 % bez ztráty čitelnosti. Účetní tak nestahuje obří soubory a šetří se kapacita úložiště.

2. Automatické přebírání dokladů z e-mailu

Velká část faktur dnes chodí elektronicky přímo do e-mailové schránky. V DuoDesk má každý klient k dispozici svou vlastní unikátní e-mailovou adresu pro příjem dokladů.

Jakmile vám (nebo přímo vašemu klientovi) přijde faktura od dodavatele, stačí ji jednoduše přeposlat na tuto dedikovanou adresu. Systém zprávu okamžitě zpracuje, bezpečně uloží přílohy a automaticky je zařadí do složky k příslušné firmě bez nutnosti ručního nahrávání nebo přihlašování do portálu.

3. Schvalování a komunikace na jednom místě

Pokud u dokladu chybí výpis nebo je potřeba něco ujasnit, klient a účetní komunikují přímo pod konkrétním dokumentem. Už žádné dlouhé e-mailové řetězce nebo dohledávání v historii zpráv. Všechny poznámky jsou trvale svázány s příslušnou fakturou.

Proč je klientský portál výhodný pro obě strany?

Pro klienty: Mají neustálý přehled o tom, které doklady již odevzdali a které je ještě potřeba dodat. Vidí termíny úkolů a splatnosti svých daní v přehledném kalendáři.

Pro účetní kanceláře: Doklady dostávají průběžně během měsíce, nikoliv v papírových taškách den před odevzdáním přiznání k DPH. Odpadá jim přepisování údajů a neustálé urgování klientů.