Bezpečné sdílení dokladů vs. e-mail: Proč posílání faktur e-mailem ohrožuje vaše data?

Účetní agenda patří k nejcitlivějším oblastem každé firmy. Obsahuje čísla bankovních účtů, rodná čísla jednatelů i zaměstnanců, výše mezd, obchodní tajemství a informace o dodavatelích. Přesto se většina těchto dat stále posílá přes běžné e-maily jako nezabezpečené přílohy.

Proč je tento způsob riskantní a jaké hrozby z něj plynou?

1. E-mail není zabezpečený komunikační kanál

Běžný e-mail funguje podobně jako pohlednice vhozená do schránky – kdokoliv po cestě má možnost do obsahu nahlédnout. Pokud zpráva putuje přes servery třetích stran bez šifrování na úrovni koncových bodů, hrozí zachycení dat útočníkem (tzv. Man-in-the-Middle útok).

2. Riziko lidské chyby a překlepu v adrese

Stačí drobný překlep v e-mailové adrese nebo funkce automatického doplňování kontaktů v poštovním klientovi a citlivá smlouva či mzdový přehled skončí ve schránce cizí osoby nebo dokonce konkurence. Jakmile e-mail odešlete, nemáte nad ním žádnou kontrolu.

3. Přísné požadavky GDPR a ochrana osobních údajů

Podle evropského nařízení GDPR jsou účetní kanceláře i podnikatelé povinni zajistit přiměřenou technickou ochranu osobních údajů. Únik mzdových údajů nebo databází zákazníků zaslaných v nechráněném e-mailu může vést k vysokým pokutám ze strany Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Jaké výhody přináší zabezpečený klientský portál?

Moderní platformy jako DuoDesk nahrazují chaotické posílání souborů centralizovaným a plně šifrovaným prostředím:

• Šifrování během přenosu i uložení: Veškerá komunikace probíhá přes HTTPS/TLS protokol a data jsou uložena v zabezpečených databázových kontejnerech.
• Dvoufaktorové ověření (2FA): Přihlášení do portálu lze zabezpečit jednorázovým časovým kódem, což zabraňuje neoprávněnému vniknutí i v případě prozrazení hesla.
• Izolace dat kanceláře: Každá účetní kancelář má v DuoDesku své vlastní oddělené databázové úložiště, čímž je vyloučeno promíchání dat mezi subjekty.
• Přehledná historie a auditní stopa: Vždy přesně víte, kdo který doklad nahrál, kdy byl zpracován a kdo k němu měl přístup.