5 nejčastějších chyb při předávání dokladů (a jak je snadno vyřešit)
Předávání účetních dokladů bývá pro mnoho podnikatelů nutným zlem a pro účetní zdrojem zbytečného stresu. Které chyby se opakují nejčastěji a jak je moderní digitální cestou vyřešit jednou provždy?
Vztah mezi účetní a podnikatelem stojí na vzájemné důvěře a plynulém toku informací. V praxi se však často stává, že se doklady zdrží, ztratí nebo dorazí v nepoužitelné podobě. Zde je přehled 5 nejčastějších chyb a způsobů, jak jim předcházet.
1. Odevzdávání dokladů na poslední chvíli
Klasický scénář: 24. den v měsíci večer přistane u účetní balík desítek faktur a účtenek. Účetní je pod obrovským tlakem, aby stihla termín přiznání k DPH, a prostor pro kontrolu či optimalizaci daní je minimální.
Řešení: Průběžné předávání. Jakmile podnikatel obdrží fakturu nebo zaplatí kartou, ihned doklad vyfotí mobilem nebo přepošle na dedikovaný e-mail své účetní kanceláře.
2. Nečitelné a rozmazané fotografie účtenek
Vyfocená účtenka položená na volantu v autě, špatné světlo, uříznuté datum nebo chybějící celková částka. Účetní pak musí volat klientovi a žádat o nový snímek nebo dohledávat platby na bankovním výpisu.
Řešení: Využití klientského portálu s automatickou optimalizací obrazu. Aplikace pomůže doklad správně oříznout, zvýší kontrast a komprimuje velikost souboru tak, aby byl text perfektně čitelný.
3. Roztříštěná komunikace po všech kanálech
Tři faktury v e-mailu, dvě účtenky na WhatsAppu, jedna smlouva v Messengeru a zbytek v krabici na stole. V takovém chaosu je prakticky nemožné udržet 100% přehled a dříve či později se některý z dokladů ztratí.
Řešení: Jedno centrální místo. Klientský portál DuoDesk soustředí veškeré doklady, poznámky a zprávy do jednoho bezpečného úložiště, kde má účetní i klient vždy kompletní přehled.
4. Chybějící daňové doklady k platbám kartou
Na bankovním účtu svítí platba za nákup softwaru nebo letenky, ale samotná faktura chybí. Účetní musí zdlouhavě sestavovat seznam chybějících dokladů a klienta urgovat.
Řešení: Sdílený přehled stavu dokladů. V portálu klient okamžitě vidí, které doklady jsou zaúčtované a u kterých položek účetní vyžaduje doplnění podkladů.
5. Ztráta přehledu o daňových termínech a platbách
Podnikatel často zapomene zaplatit zálohu na daň nebo sociální pojištění, protože informace zapadla v záplavě e-mailové korespondence.
Řešení: Interaktivní kalendář daňových termínů přímo v portálu. Klient vidí blížící se termíny, částky a platební instrukce na jednom místě.
Zjednodušte si předávání dokladů s DuoDesk
Poskytněte svým klientům moderní portál a zbavte se nahánění dokladů před uzávěrkou.
Vyzkoušet na 14 dní zdarma